Đào tạo Hội nhập (Onboarding) là gì?

Onboarding là quy trình chính thức thông qua đó nhân viên mới được tích hợp vào tổ chức. Onboarding hiệu quả bao gồm ba chiều: hành chính (hoàn thành giấy tờ bắt buộc và thiết lập tài khoản), chức năng (đào tạo cho vai trò cụ thể và công cụ), và văn hóa (hiểu các giá trị, chuẩn mực, phong cách giao tiếp và cách làm việc của công ty). Thời gian onboarding thường kéo dài từ ngày đầu tiên đến 90 ngày đầu, mặc dù các chương trình toàn diện cho các vai trò phức tạp có thể kéo dài đến sáu tháng hoặc hơn.

Chiều hành chính của onboarding là bắt buộc pháp lý: hoàn thành Mẫu I-9 để xác minh tư cách lao động (phải hoàn thành trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày bắt đầu), bầu chọn khấu trừ W-4, đăng ký phúc lợi trong thời gian bầu chọn áp dụng, và xác nhận nhận được sổ tay nhân viên và các chính sách quan trọng. Việc cung cấp thiết bị, thiết lập quyền truy cập hệ thống và đào tạo an toàn cho các vai trò áp dụng cũng thuộc danh mục này.

Chiều chức năng liên quan đến việc cung cấp cho nhân viên mới kiến thức, công cụ và mối quan hệ cần thiết để trở nên hiệu quả trong vai trò cụ thể của họ. Chiều văn hóa — thường bị bỏ qua nhất — liên quan đến việc giúp nhân viên mới hiểu cách quyết định được đưa ra, cách các nhóm giao tiếp và ai là những người có ảnh hưởng không chính thức.

Nghiên cứu cho thấy rõ ràng về kỳ vọng vai trò trong những tuần đầu là yếu tố dự đoán mạnh nhất về giữ chân nhân viên mới trong năm đầu tiên.

Onboarding kém là tốn kém theo những cách dễ bị đánh giá thấp. Nghiên cứu của SHRM ước tính rằng việc thay thế nhân viên tốn từ 50% đến 200% mức lương hàng năm của họ, tính đến chi phí tuyển dụng, đào tạo và mất năng suất. Hầu hết tình trạng nghỉ việc tự nguyện trong năm đầu tiên bắt nguồn từ sự thất bại trong onboarding: kỳ vọng không rõ ràng, đào tạo không đầy đủ hoặc cảm thấy xa rời nhóm.

Chuyên gia nhân sự có thể thiết kế chương trình onboarding tăng năng suất sớm và giữ chân lâu dài, trong khi đảm bảo tất cả các bước hành chính bắt buộc được hoàn thành đúng hạn và chính xác.