Xác minh I-9 là gì?

Xác minh I-9 là quy trình tuân thủ bắt buộc được thiết lập bởi Đạo luật Cải cách và Kiểm soát Nhập cư năm 1986 (IRCA). Mọi nhà tuyển dụng Hoa Kỳ phải hoàn thành Mẫu I-9 cho mọi nhân viên được tuyển dụng sau ngày 6 tháng 11 năm 1986, bất kể quốc tịch hoặc nguồn gốc quốc gia. Biểu mẫu yêu cầu nhân viên xác nhận quyền lao động của mình và xuất trình tài liệu chấp nhận được — như hộ chiếu, thẻ thường trú hoặc kết hợp bằng lái xe và thẻ An sinh xã hội — thiết lập cả danh tính và quyền làm việc.

Quy trình diễn ra theo hai phần: nhân viên hoàn thành Phần 1 vào hoặc trước ngày đầu tiên đi làm, và nhà tuyển dụng xem xét và ghi lại tài liệu trong Phần 2 trong vòng ba ngày làm việc kể từ ngày bắt đầu. Nhà tuyển dụng phải kiểm tra tài liệu gốc (hoặc sử dụng tùy chọn xác minh từ xa được phép sau đại dịch) và xác định liệu chúng có vẻ thực và liên quan đến nhân viên hay không.

Nhà tuyển dụng bắt buộc phải lưu giữ các biểu mẫu I-9 đã hoàn thành trong ba năm sau ngày tuyển dụng hoặc một năm sau khi việc làm kết thúc, tùy theo cái nào muộn hơn. Tái xác minh được yêu cầu khi quyền làm việc của nhân viên hết hạn. E-Verify, hệ thống trực tuyến liên bang tự nguyện (nhưng đôi khi bắt buộc), cho phép nhà tuyển dụng kiểm tra chéo thông tin I-9 với cơ sở dữ liệu SSA và DHS.

Không tuân thủ có hậu quả tài chính đáng kể — từ 272 đến 2.701 USD mỗi vi phạm giấy tờ và lên đến 27.018 USD mỗi lao động trái phép đối với vi phạm biết mà tuyển dụng.

Đối với chủ doanh nghiệp, tuân thủ I-9 không phải là tùy chọn — đó là nghĩa vụ pháp lý liên bang áp dụng từ khi bạn thực hiện lần tuyển dụng đầu tiên. Một biểu mẫu bị thiếu hoặc điền không đúng có thể kích hoạt tiền phạt trong quá trình kiểm toán ICE, và các lỗi có hệ thống trong toàn bộ lực lượng lao động có thể dẫn đến hình phạt đe dọa sự ổn định tài chính của công ty.

Luật sư nhập cư hoặc lao động có thể kiểm toán các tệp I-9 hiện có của bạn, xác định lỗi và triển khai quy trình onboarding tuân thủ trước khi kiểm toán viên liên bang làm điều đó cho bạn.